Με την Κύπρο πλέον αλλά και τον κόσμο όλο να δουλεύει σε ρυθμούς… κορωνοϊού, πάρα πολλές επιχειρήσεις – όπως και η δική μας – ξεκίνησαν την εργασία από το σπίτι. Η προετοιμασία της ομάδα σας για εργασία εξ αποστάσεως είναι πολύ σημαντική για την συνέχιση των εργασιών.
Στο άρθρο αυτό θα βρείτε καθημερινές ενέργειες για να κρατήστε την ομάδα σας συνδεδεμένη και οργανωμένη καθώς και τα εργαλεία για να το πετύχετε.
Ετοιμάστε την ομάδα σας για εργασία εξ αποστάσεως
Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας διαθέτει τα κατάλληλα εργαλεία και διαδικασίες που δημιουργήθηκαν πριν από τη μετάβαση από την εργασία στο γραφείο στην εργασία από το σπίτι. Αφού δημιουργηθούν, ακολουθούν ορισμένα επιπλέον βήματα που μπορείτε να λάβετε εκ των προτέρων:
1. Δημιουργήστε ένα ψευδώνυμο ομάδας για να παραμείνετε εύκολα σε επαφή. Μια λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email list) που περιλαμβάνει όλα τα μέλη της ομάδας σας σάς επιτρέπει να μοιράζεστε γρήγορα πληροφορίες και μια αίθουσα συνομιλίας (chat room) μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πιο γρήγορες συζητήσεις.
2. Ελέγξτε τα δικαιώματα κοινής χρήσης σε σημαντικά έγγραφα, ώστε οι συνεργάτες να μπορούν να επεξεργάζονται και να σχολιάζουν όπως απαιτείται. Ίσως θελήσετε ακόμη να δημιουργήσετε μια κοινή μονάδα δίσκου (shared drive) όπου η ομάδα σας μπορεί να αποθηκεύσει, να αναζητήσει και να έχει πρόσβαση σε αρχεία από οποιαδήποτε συσκευή. Mε το G Suite, οποιαδήποτε συσκευή, σημαίνει *πραγματικά* οποιαδήποτε συσκευή. Έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας από το κινητό σας, το tablet σας, το PC σας (προσωπικό ή shared) από οποιοδήποτε σημείο με πρόσβαση στο ιντερνετ. Με την εφαρμογή Drive File Stream όλα τα αρχεία σας, από όλες τις συσκευές σας είναι συγχρονισμένα και αποθηκευμένα στο cloud, εύκολα και γρήγορα.
3. Προγραμματίστε συναντήσεις τώρα ώστε να μπορείτε να παραμείνετε σε επαφή αργότερα. Ορίστε προσκλήσεις ημερολογίου, δημιουργήστε μια ατζέντα μπροστά από το χρόνο και επισυνάψτε σχετικά έγγραφα στην πρόσκληση. Είναι επίσης μια καλή ιδέα να βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι εξοικειωμένοι με την τηλεδιάσκεψη.
Κρατήστε την ομάδα σας συνδεδεμένη και οργανωμένη κάθε μέρα
Τώρα που έχει συσταθεί η ομάδα σας και όλοι είναι έτοιμοι να εργαστούν από το σπίτι, είναι σημαντικό να κρατήσουμε όλους ενήμερους και συγχρονισμένους.
4. Κανονίστε καθημερινές συναντήσεις για να παραμείνετε συνδεδεμένοι με τους συναδέλφους σας. Η εργασία στο σπίτι μπορεί να απομονώσει κάποιους, και η τηλεδιάσκεψη είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κρατήσετε το ενδιαφέρον στους ανθρώπους. Προσπαθήστε να χρησιμοποιήτε τη κάμερα όταν χρειάζεται, να παρουσιάσετε σχετικό περιεχόμενο και να θέσετε ερωτήσεις για να προκαλέσετε συνομιλίες. Όταν οι ζώνες ώρας εμποδίζουν να συμμετάσχουν όλοι σε μια συνάντηση, καταγράψτε την – αφού βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες αισθάνονται άνετα να εγγραφούν στο βίντεο!
5. Μοιραστείτε στόχους και ενημερώσεις τακτικά. Είτε πρόκειται για μια ομάδα συνομιλίας είτε για ένα κοινό έγγραφο που ενημερώνει ο καθένας, μια καταγραφή των επιτευγμάτων είναι ένας πολύ καλός τρόπος να αισθανθείτε συνδεδεμένοι, να ενημερώνετε όλους τους ανθρώπους και να παρακολουθείτε τα στοιχεία της δράσης. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν εσωτερικό ιστότοπο για να ενοποιήσετε σημαντικές πληροφορίες και πόρους σε ένα κεντρικό κόμβο για την ομάδα σας ή να ανταλλάξετε πληροφορίες με τον οργανισμό σας ευρύτερα.
6. Συνεχίστε να εφαρμόζετε καλή εθιμοτυπία στο χώρο εργασίας (workplace etiquette). Ακριβώς επειδή η ομάδα σας δεν βρίσκεται στο γραφείο δεν σημαίνει ότι δεν είναι απασχολημένοι. Ελέγξτε τα ημερολόγια πριν από τον προγραμματισμό των συναντήσεων και όταν φτάσετε μέσω συζήτησης, ξεκινήστε με να ρωτήσετε αν είναι κατάλληλη η ώρα να μιλήσετε. Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε δυναμικά τους συναδέλφους σας για τη δική σας διαθεσιμότητα, ρυθμίζοντας τις ώρες εργασίας στο Ημερολόγιο. Με αυτόν τον τρόπο, εάν ένα μέλος της ομάδας προσπαθήσει να προγραμματίσει μια συνάντηση μαζί σας εκτός των ωρών εργασίας σας, θα λάβουν ειδοποίηση προειδοποίησης.
Δουλεύοντας μέσω Wi-Fi στο σπίτι
Το να μοιράζεσαι τον χώρο – και τη σύνδεση στο διαδίκτυο – στο σπίτι σημαίνει ότι ίσως χρειαστεί να προσέχετε τις ανάγκες των άλλων στο νοικοκυριό σας. Ακολουθούν μερικές συμβουλές.
7. Μην περνάτε όλη την ημέρα στο βίντεο. Υπάρχουν πολλά εργαλεία στη διάθεσή σας για να είστε σε επαφή με την ομάδα σας, είτε πρόκειται για μια αίθουσα συζήτησης, ένα κοινό έγγραφο, μια σύντομη έρευνα ή μια γρήγορη κλήση τηλεδιάσκεψης. Επιλέξτε αυτό που λειτουργεί καλύτερα – ειδικά εάν μοιράζεστε τη σύνδεση στο διαδίκτυο.
8. Βρείτε τη σωστή ρύθμιση για εσάς. Ίσως χρειαστεί να δοκιμάσετε μερικές διαφορετικές διαμορφώσεις προτού ανακαλύψετε πώς να μείνετε εστιασμένοι και να μην αποσπούν την προσοχή άλλων. Εδώ είναι έξι συμβουλές για καλύτερες βίντεο κλήσεις, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου ενεργοποίησης του ζωντανού υποτίτλου ώστε να μπορείτε να διαβάσετε μια μεταγραφή της συνάντησης σε πραγματικό χρόνο.
Αυτοί είναι μόνο μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους η ομάδα του G Suite σκέφτεται να παραμείνει εστιασμένη και να συνεργάζεται. Για περισσότερες πληροφορίες, παρακολουθήστε αυτά τα βίντεο με συμβουλές σχετικά με την εργασία από το σπίτι και δείτε τις τελευταίες ενημερώσεις στο άρθρο του Κέντρου εκμάθησης σχετικά με συμβουλές για εργασία εξ αποστάσεως
Είμαστε έτοιμοι να βοηθήσουμε.
Eίσαστε έτοιμοι να μεταμορφώσετε τις διαδικασίες σας για να δουλεύετε εξ αποστάσεως;
Αφήστε μας τα στοιχεία σας πιο κάτω και θα επικοινωνήσουμε μαζί σας για να συζητήσουμε την μεταμόρφωση των διαδικασιών και εργασιών της επιχείρησή σας, έτσι ώστε να συνεχίσετε να δουλεύετε παραγωγικά.